1-“arabulucu” sayfasında arabulucuya ait bilgiler önceden kaydedilir.

2-Dosya arabulucuya atandıktan sonra bu dosyanın bir kopyası “farklı kaydet” le arabulucunun o dosyaya vereceği bir numara veya bir isimle kaydedilir. Mesela “ara75.xlsm”.

3- Arabuluculuk bürosundan bildirilen ve arabulucunun görev geldikten sora edindiği, dosya ve taraflarla ilgili bilgiler "1-dosya" ve "2-taraflar" sayfalarındaki hücrelere yazılır.

4-Taraflar ve/veya vekillerine gönderilecek ilk mesaj, ilk toplantı daveti mesajları bu isimli sayfalarda kime gönderilecek tercihi yapılarak çıkan metin kopyalanarak whatsapp veya maille gönderilir. Dosya bilgileri "1-dosya" ve "2-taraflar" sayfasından otomatik gelir, tekrar girmeye gerek olmaz. Kopyalanan mesaj whatsapp’a direk yapıştırıldığında metin olarak değil resim olarak geçer. Metin olarak yapıştırılmak isteniyorsa whatsapta sağ klikte "metin olarak yapıştır" seçeneği seçilmelidir.

5-İlk Toplantıda erteleme varsa ilk tabloya ertelenen tarih ve saat girildiğinde ilk toplantı tutanağı erteleme maddesini de kapsayacak şeklide hazırlar. İkinci toplantıda da bir erteleme söz konusu olursa yine ilk tabloya girilmesi kaydıyla 3. toplantının  tarih ve saatiyle birlikte "ikinci toplantı tutanağı"nı hazırlanır.

6-Toplantı başladığında yüzyüze katılanların, telekonferansla katılanların ve katılmayanların tutanağa otomatik yazılabilmesi için "3-katılanlar" sayfasındaki kutucuklara tik atılması gerekmektedir. "2-taraflar" dosyasına girilen taraf, temsilcisi ve vekili isimleri otomotik bu sayfaya geldiğinden elle müdahale olmamalıdır. Sadece gelen isim karşısındaki telekonferans, yüzyüze ve katılmadı şıklarından birini tercih etmek yeterlidir.

Toplantı başladıktan sonra tutanak hazırlanırken “"4-tercihler"” sayfasında birkaç tercihi işaretlemek gerekmektedir. ""4-tercihler"" sayfasında yapılacaklar ilk sütunda numaralandırılmıştır.

Dosya türüne göre (İş- Ticari ve Tüketici) 4-tercihler-is ve 4-tercihler-ti-tu olarak iki sayfaya ayrılmıştır.

 A-İhtilaf iş uyuşmazlığı ise 4-tercihler-is teki şıklar seçilerek formlar doldurulur. İş uyuşmazlığında 3 senaryo üzerinden tercihler yönlendirilir. 1-Sadece işe iade 2- Sadece işe iade dışındaki talepler 3- Karma. Bu senaryolardan 2 veya 3. seçildiğinde taleplerin ne olduğu boş kutucuklara tik koyma suretiyle belirlenir.

B-Ticari ve Tüketici ihtilafı ise 4-tercihler-ti-tu sayfasına TİCARİ -TÜKETİCİ DAVALARINDAKİ TALEPLERİ GİRİNİZ.” kısmına elle yazılması gerekmektedir.

C-Diğer tarafın idare olması ve komisyonla temsil edilmesi halinde komisyon üyelerinin adlarını  ilk tabloya girilmesi gerekmektedir. Komisyonla temsil edilen idare “diğer taraf 1 “ olarak girilmelidir.

D-Sürecin nasıl bittiğine dair 2 sonuç türünden (Esas Ve Usül) biri tercih kutusundan seçilmelidir.  Esastan sonuçlamada "Anlaşma", Görüşerek Anlaşamama" ve Görüşme olmadan anlaşamama" şıkları vardır. Bu şıklar "katılanlar" ve "tercihler" sayfasındaki bilgiler göre otomatik algılanır ve tutanaklara yansır.
Usulden sonuçlanmada ise ARABULUCULUĞA UYGUN OLUNMAMASI, KONUSUZ KALMA-BAŞVURUCUNUN VAZGEÇMESİ, YETKİSİZLİK ve SEHVEN KAYIT seçeneklerden birini seçmek gerekir. Tercihe göre önceden yazılmış metinler tutanağa otomatik gelir.

7- "1-dosya" ve "2-taraflar", “"3-katılanlar"” ve  “"4-tercihler"” sayfasındaki seçimler yapılınca sonuçlar "ilk mesaj", "ilk toplantı mesaj", "ilk tutanak", "ikinci tutanak“, "son tutanak”, “anlaşma” ve “dilekçe” sayfalarına otomatik gelmektedir.
Katılanlar sayfası 3 toplantıya göre ayarlanmış olup, toplantı sayısına göre "3-katılanlar-1", "3-katılanlar-2" ve "3-katılanlar-3" te katılanlar-katılmayanlar ilgili kutucuğa işaret koyularak belirlenir. Katılanlar "yüz yüze" ve "telekonferans" olarak ikiye ayrılmıştır. Katılmayanlar kutucuğu işaretlendikten sonra yandaki iki kutucukta tebligat veya bilgilendirme yapılıp yapılmadığına göre tarafın neden katılmadığı konusu da belirlenmiş olur.
Katılanlar sayfasındaki seçeneklere göre hiç kimse katılmamış veya taraf teşkili olmamışsa sonuç "görüşmeden anlaşamama" olarak tutanağa dercedilir.
Talepler yanındaki kutucuğa tik atılması halinde tutanağın "talepler kısmına otomatik yazılır. Yandaki "kabul" kutucuğu işaretlendiğinde o talebin kabul edildiği veya edilmediği tutanağa dercedilir. Taleplerin hepsi kabul edildiğinde sonuç "Anlaşma", bir kısmı kabul edildiğinde "kısmi anlaşma", hiçbiri kabul edilmediğinde "görüşerek anlaşmama" olarak tutanağa yazdırılır.
Müzakere edilen konulardan anlaşılanlarının anlama maddesine yazılıp yazılmaması tercihi yapılmalıdır. Total bir rakam yazılacaksa "yazılmasın" şıkkı tercih edilmelidir.
Anlaşılamayan konular isim isim yazılmakla birlikte niçin anlaşılamadığı konusunda "Anlaşılamadı"  ve "Alacak yok" diye iki seçenek vardır.

8-Süreç anlaşma ile bittiğinde “anlaşma” sayfasına dosya bilgileri otomatik gelmekle beraber, ilave anlaşma maddesini “"4-tercihler" sayfasındaki  "İlave Serbest Metin" bölümüne yazmanız halinde o da otomatik olarak anlaşma metnine işlenir.
Anlaşma bedelinin “Tek ödeme” ve “Taksitli” seçeneklerine göre belirleme imkanı sağlanmıştır.
Ödeme taksitli mi seçeneğine tıklanmamışsa sistem “Tek ödeme” olarak kabul eder. Anlaşma tutarı ve alt satırdaki vade tarihini yazılması halinde bilgiler (tutar ve vade) tutanağa otomatik geçer.
Taksitli seçeneği kutusuna tik atılması halinde 4 seçenek ortaya çıkar.
1-Taksit Tutarı Eşit- Vade Sıralı
2-Taksit Tutarı Serbest -Vade Sıralı
3-Taksit Tutarı Eşit -Vade Serbest
4-Taksit Tutarı Serbest- Vade Serbest

İki satırdaki tutar ve vade şıkları default olarak “serbest”tir. Kutucuğa tik atılması halinde tutar eşit, vade sıralı olabilir.
Taksitli kısımdaki tercihlerden sonra eğer tutar ve vade serbest seçilmişse klavyeden girişinizi yapmalısınız. Tutar eşit seçilmiş ise girdiğiniz tutar girilen taksit sayısına otomatik bölünür. Vade sıralı seçilmişse girilen ilk tarihten sonra birer ay sonrası otomatik olarak belirlenir.

9-Süreç anlaşma dışındaki seçeneklerden biriyle bitip, savcılığa makbuz kesildiğinde ilgili makama yazılacak üst yazı/ dilekçe metni “dilekçe” sayfasında yer almaktadır. Burada “Makbuz Tarihi” ve “makbuz no” nun elle girilmesi yeterli olacaktır. Dosyaya ait diğer bilgiler otomatik yerleştirilmektedir.

10-İlk tablo 2 başvurucu, 10 diğer taraf, temsilci ve vekilleri düşünülerek yapılmıştır. 3 Komisyon üyesi ismi de düşünüldüğünde 39 isim girme imkanı bulunmaktadır.

11-Taraf sayısı, temsilci ve vekillerin var olup olmamasına göre tutanak sayfasındaki satırlar yer değiştirmektedir.  Bu sebeple son tutanağa ve anlaşma tutanağına son şeklini verirken Ctrl+S  tuşlarına basmanız halinde satır yükseklikleri kendiliğinden metnin çokluğuna göre ayarlanır.

12-"4-tercihler" sayfasında anlaşılan rakamı kim/ler/in kim/ler/e ödeyeceği ve arabuluculuk ücretinin kim/ler tarafından ödeneceği ilgili kutucuklara "tik" atılarak belirlenir.
Ödemenin vekile yapılmak istenmesi halinde "ödeme vekile" kutucuğuna da tik atılmalıdır.
Birden fazla kişi seçilebilir. www.arabulucuhesap.com dan veya başka yolla hesaplanan arabuluculuk ücreti bu bölümdeki yeşil kısımlara girilir. Arabuluculuk ücret tutarı olarak klavyeden girilen kısımlar alt satıra otomatik olarak "yazıyla"  yazdırılır. Ödeyecek taraf sayısı birden fazla ise girilen tutarı, ödeyecek taraf sayısına bölüp alt satırlara rakam ve yazıyla yazar.

13-"Metinler" sayfasında tutanaklara otomatik gelmesini istediğimiz metinler yazılmıştır. Kullanıcı metnin yerini değiştirmeden, aynı hücreye yeni yazı yazarak, muhtevasını değiştirmesi halinde yeni metin tutanaklara otomatik  dercedilir. Açık kaynaklı bir kodlama olduğundan kodlar gizlenmemiştir. Ancak kodlu hücrelere kodlama bilmeden giriş yapılması halinde sistemin bozulma ihtimali vardır. Bu sebeple indirilen dosyayı orjinal haliyle bilgisayarda saklamak ya da yeniden indirmek gerekir

14-Son Tutanak ve Anlaşma sayfalarındaki sonuç kısmını "metinler" sayfasından değiştirmeden, "sadece bu ihtilafa özgü bir şeyler yazmak istiyorum" denmesi halinde "Serbest Son Tutanak" ve "Serbest Anlaşma" sayfaları bu ihtiyacı görecektir. Bu sayfalarda sonuç kısmı otomatik çekilmemiş olup arabulucunun elle yazılmasına müsaittir. Diğer bilgiler otomatik gelir.

Arb. Av. Halil Doğan
 

TUTCEL hakkındaki soru, yorum ve katkılarınızı halildogan@gmail.com a gönderebilirsiniz.